İlk yapay zeka ajanınızı kurmak için 7 adımlı rehber

İlk yapay zeka ajanınızı kurmanın en güvenli yolu, tek bir görevle, sınırlı bir kullanıcı grubuyla ve ölçülebilir bir hedefle başlamaktır. Bu rehberde yedi adımı, pek çok şirketin ilk tercihi olan bir senaryo üzerinden anlatıyoruz: çalışanların şirket içi politika sorularını yanıtlayan bir bilgi ajanı.

Neden bu senaryo? Çünkü neredeyse her şirkette vardır, sistemlerde değişiklik yapmadığı için risk düşüktür ve etkisi hızlıca görülür. İK ekibine her hafta gelen "Yıllık iznimi nasıl bölebilirim?", "Yol masrafı için hangi belgeler gerekiyor?", "Uzaktan çalışma günlerimi kim onaylıyor?" soruları, ajanın ilk sınavı olacak.

Rehberin sonunda pilotunuzu başlatmadan önce kullanabileceğiniz bir kontrol listesi bulacaksınız.

Adım 1: İlk görevi seçin

İlk ajan projesinde en sık yapılan hata, kapsamı geniş tutmaktır. "Tüm şirket bilgisini yanıtlayan bir asistan" hedefi, belge karmaşası, yetki sorunları ve belirsiz başarı kriterleri yüzünden genellikle uzar.

İlk görev nasıl seçilir?

İyi bir ilk görev şu dört soruya "evet" cevabı verir:

1. Sık mı tekrarlanıyor? Ekibe haftada onlarca kez gelen bir soru türü mü?
2. Cevabı yazılı bir kaynakta var mı? Politika, yönetmelik, prosedür veya sık sorulanlar belgesi mevcut mu?
3. Bir sahibi var mı? Cevapların doğruluğundan sorumlu bir ekip (örneğin İK) pilotu takip edebilir mi?
4. Hata maliyeti yönetilebilir mi? Yanlış bir cevap, düzeltilebilir ve sınırlı bir etkiye mi sahip?

Aşağıdaki tablo, farklı aday görevleri bu ölçütlerle karşılaştırıyor:

Adım 2: Kapsamı bir cümleyle yazın

Görevi seçtikten sonra ajanın ne yapıp ne yapmayacağını tek bir cümleyle yazın. Bu cümle hem ajanın talimatlarının hem de pilot iletişiminin temeli olacak.

Örnek: "Bu ajan, Türkiye ofislerindeki çalışanların izin, yan haklar, masraf ve uzaktan çalışma politikalarıyla ilgili sorularını şirketin güncel İK belgelerine dayanarak yanıtlar; kişisel bordro bilgisi vermez ve belgede cevabı bulamadığında soruyu İK ekibine yönlendirir."

Bu cümle üç sınır çiziyor:

• Kapsam: Hangi konular (izin, yan haklar, masraf, uzaktan çalışma)
• Kaynak: Hangi bilgiyle (güncel İK belgeleri)
• Dışarıda kalan: Neyi yapmaz (kişisel bordro bilgisi) ve ne zaman devreder (cevap bulunamazsa)

Adım 3: Bilgi kaynaklarını hazırlayın

Bir bilgi ajanı, dayandığı belgeler kadar iyidir. Belgeleri ajana bağlamadan önce kısa bir envanter çıkarın.

Bilgi ve sistem erişimleri nasıl hazırlanır?

Belge envanteri için sorular:

• Hangi belgeler bu kapsamdaki soruların cevabını içeriyor?
• Her belgenin güncel sürümü hangisi? Eski sürümler hâlâ paylaşılan klasörlerde duruyor mu?
• Birbiriyle çelişen belgeler var mı? (Örneğin 2024 tarihli masraf yönergesi ile 2026 güncellemesi)
• Bazı cevaplar yalnızca e-posta duyurularında mı yer alıyor?

Tipik bir İK bilgi ajanı için belge seti:

• Personel yönetmeliği
• İzin politikası ve izin talep prosedürü
• Masraf ve harcırah yönergesi
• Uzaktan ve hibrit çalışma politikası
• Yan haklar rehberi (yemek kartı, özel sağlık sigortası, eğitim desteği)
• Sık sorulan sorular belgesi (varsa)

Erişimi sınırlayın

Bilgi ajanının göreceği belgeler ile kullanıcıların görmesi gereken belgeler aynı olmalıdır. Yönetici maaş bantları gibi hassas belgeler, genel çalışan ajanına bağlanmamalıdır. İlk pilotta şu kuralı uygulayın: ajana yalnızca pilot kullanıcılarının zaten erişebildiği belgeleri bağlayın.

Adım 4: Ajanın talimatlarını yazın

Talimatlar (sistem talimatı veya prompt), ajanın nasıl davranacağını belirler. İyi bir talimat uzun değil, nettir.

Bir İK bilgi ajanı için örnek talimat yapısı:

1. Rol: "Şirketimizin İK politikaları hakkında çalışanlara yardımcı olan bir asistansın."
2. Kaynak kuralı: "Cevaplarını yalnızca sana bağlanan İK belgelerine dayandır ve hangi belgeden aldığını belirt."
3. Bilinmeyen durum: "Belgelerde cevap yoksa bunu açıkça söyle ve çalışanı ik@sirket.com adresine yönlendir."
4. Sınırlar: "Kişisel bordro, maaş veya performans bilgisi verme. Hukuki yorum yapma."
5. Üslup: "Kısa, net ve samimi bir dille, siz hitabıyla yanıt ver."

Adım 5: Test soru seti hazırlayın

Pilot başlamadan önce ajanı gerçek sorularla test edin. İK ekibinden son aylarda gelen soruları derlemesini isteyin ve bunları üç gruba ayırın:

Pratik öneri: En az 30 soruluk bir set hazırlayın ve her soruya "doğru", "kısmen doğru", "yanlış" veya "yanlış yönlendirme" notu verin. Bu set, ileride belgeler değiştiğinde ajanı yeniden test etmek için de kullanılır.

Adım 6: Küçük bir grupla pilot başlatın

İlk pilot için 20–50 kişilik bir kullanıcı grubu genellikle yeterlidir. Farklı departmanlardan, farklı kıdem seviyelerinden kişiler seçin.

Pilot iletişimi

Pilot kullanıcılarına şu bilgileri verin:

• Ajanın ne için olduğu ve ne için olmadığı (Adım 2'deki cümle)
• Cevapların yanında kaynak gösterileceği ve kaynağı kontrol etmeleri gerektiği
• Yanlış veya eksik cevapları nasıl bildirecekleri
• Pilotun süresi ve sonrasında ne olacağı

İlk iki hafta: günlük gözden geçirme

Pilotun ilk haftalarında İK ekibinden bir kişi, ajanın cevaplarını düzenli olarak incelemelidir. Özellikle şunlara bakın:

• Ajanın cevap veremediği sorular: belgede eksik bilgi mi var?
• Olumsuz geri bildirim alan cevaplar: yanlış belge mi kullanıldı?
• Kapsam dışı sorular: kullanıcılar ajandan başka ne bekliyor?

Adım 7: Pilotun başarısını ölçün

Pilotun başarısı nasıl ölçülür?

Başarıyı pilot bittikten sonra değil, başlamadan önce tanımlayın. Bir bilgi ajanı için anlamlı metrikler:

Pilot sonunda üç karar

Pilot bittiğinde üç seçenekten birine karar verin:

1. Yaygınlaştır: Metrikler hedefi karşılıyorsa ajanı tüm şirkete açın.
2. İyileştir ve devam et: Belge boşluklarını kapatın, talimatları güncelleyin ve pilotu uzatın.
3. Kapsamı değiştir: Görev beklenen değeri üretmiyorsa, öğrendiklerinizle farklı bir göreve geçin.

Pilot kontrol listesi

Pilotu başlatmadan önce aşağıdaki maddelerin tamamlandığından emin olun:

• Ajanın görevi tek cümleyle yazıldı
• Kapsam dışı konular belirlendi
• Belge envanteri çıkarıldı, eski sürümler kaldırıldı
• Belgeler yalnızca pilot kullanıcılarının erişebildiği içerikle sınırlandı
• Ajan talimatları yazıldı ve test edildi
• En az 30 soruluk test seti hazırlandı ve değerlendirildi
• Pilot kullanıcıları seçildi ve bilgilendirildi
• Geri bildirim yöntemi belirlendi
• Günlük veya haftalık gözden geçirmeyi yapacak kişi atandı
• Başarı metrikleri ve pilot öncesi değerler kaydedildi
• Pilot süresi ve karar tarihi belirlendi

İlk ajandan sonra: bir sonraki adım

Bilgi ajanı başarılı olduğunda doğal bir sonraki adım, ajana ilk işlem yeteneğini eklemektir. Örneğin İK ajanı, izin politikasını açıkladıktan sonra çalışanın izin talebini İK sisteminde oluşturabilir ya da cevap bulamadığında İK ekibine otomatik bir talep açabilir. Bu geçişte işlem yetkileri ve onay noktaları yeniden tasarlanmalıdır.

Hangi işlerin ajana uygun olduğunu departman bazında görmek için yapay zeka çalışanlarının kullanım alanları yazımıza göz atabilirsiniz.

ajan.io'da ilk ajan

ajan.io'da bir bilgi ajanı oluşturmak için belgelerinizi bir bilgi alanına yükler, ajanın talimatlarını yazar ve ajanı kimlerin kullanabileceğini belirlersiniz. Ajanın cevaplarında dayandığı kaynaklar gösterilir; geri bildirimleri inceleyerek belgeleri ve talimatları güncelleyebilirsiniz. Ücretsiz planla başlayıp ilk ajanınızı deneyebilirsiniz; planların ayrıntıları fiyatlandırma sayfasındadır.

Ajan oluşturma adımları için Ajanlar sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İlk ajanı kurmak ne kadar sürer?

Teknik kurulum, belgeleriniz hazırsa kısa sürer. Asıl zaman alan kısım belge envanterini çıkarmak, eski sürümleri temizlemek ve test soru setini hazırlamaktır. Bu hazırlık için birkaç günlük odaklı bir çalışma ayırmak, pilotun başarısını doğrudan etkiler.

Pilot için kaç kullanıcı seçmeliyim?

Farklı departmanlardan ve kıdem seviyelerinden 20 ile 50 arası kullanıcı, çoğu şirket için anlamlı geri bildirim toplamaya yeter. Çok küçük bir grup yeterli soru çeşitliliği üretmez; çok büyük bir grup ise ilk haftalardaki gözden geçirmeyi zorlaştırır.

Ajan belgede olmayan bir soruya ne yapar?

İyi yapılandırılmış bir bilgi ajanı, belgelerde cevap bulamadığında bunu açıkça söyler ve kullanıcıyı doğru kanala yönlendirir. Bu davranış talimatlarda açıkça tanımlanmalı ve test setinde mutlaka denenmelidir. Cevapsız kalan sorular, belge boşluklarını bulmak için değerli bir kaynaktır.

İlk ajan için teknik ekip gerekli mi?

Bilgi ajanı senaryosunda genellikle gerekmez; belgelerin yüklenmesi ve talimatların yazılması süreç sahibi tarafından yapılabilir. Ajanın bir iş yazılımına bağlanması gerektiğinde, o sistemin erişim bilgilerini ve API'sini tanımlamak için teknik destek gerekir.