Yapay zeka çalışanları: 6 departmanda 18 kullanım alanı

"Yapay zeka çalışanı" ifadesi, belirli bir departmanın tekrarlayan işlerini üstlenmek üzere yapılandırılmış yapay zeka ajanlarını anlatır. Bir insan çalışan gibi bir rolü, erişebildiği bilgileri, kullanabildiği sistemleri ve sınırları vardır. Farkı, bu rolün yazılı olarak tanımlanması ve her adımının kayıt altında tutulmasıdır.

Yapay zeka çalışanları en çok üç tür işte değer üretir:

1. Bilgiye erişim gerektiren işler: Doğru belgeyi bulup soruyu kaynağıyla yanıtlamak.
2. Sistem işlemi gerektiren işler: Kayıt açmak, durum güncellemek, bildirim göndermek.
3. Birden çok departmanı kapsayan süreçler: Talebi bir ekipten diğerine, kontrol ve onaylarla taşımak.

Bu yazıda altı departman için bu üç gruptan birer örnek, toplam on sekiz kullanım alanı sunuyoruz. Her örnekte işi neyin başlattığını (tetikleyici), insanın rolünü ve ortaya çıkan çıktıyı gösteriyoruz. Böylece "Bizde ne işe yarar?" sorusunu kendi departmanınız için yanıtlayabilirsiniz.

Bir kullanım alanını nasıl okumalısınız?

Her örnekte üç soruya cevap veriyoruz:

• Tetikleyici: İş nasıl başlıyor? Bir çalışanın sorusu mu, bir form mu, bir e-posta mı, belirli bir saat mi?
• İnsanın rolü: Hangi karar veya kontrol insanda kalıyor?
• Çıktı: İşin sonunda elde ne var? Bir cevap, bir kayıt, bir rapor, bir onay isteği?

Bu üç soru, bir kullanım alanının ne kadar olgun olduğunu da gösterir. Tetikleyicisi belirsiz, insanın rolü tanımlanmamış veya çıktısı ölçülemeyen bir iş, henüz ajana devretmek için hazır değildir.

Bilgiye erişim gerektiren işler

Bu gruptaki işlerde ajan hiçbir sistemde değişiklik yapmaz. Görevi, dağınık belgeler ve kayıtlar arasından doğru bilgiyi bulup anlaşılır şekilde sunmaktır. Risk en düşük, başlangıç için en uygun gruptur.

Satış: teknik soruların hızlı cevabı

Endüstriyel ürün satan bir şirkette saha temsilcisi, müşteri ziyaretindeyken "Bu vana 16 bar basınca dayanıklı mı, hangi sertifikalarla geliyor?" sorusunu alır. Normalde teknik ekibi arar ve cevabı bekler. Bilgi ajanı ürün kataloglarından ve teknik föylerden cevabı bulur, hangi föyün hangi sayfasına dayandığını gösterir. Temsilci cevabı müşteriye iletmeden önce kontrol eder.

BT: tekrar eden destek sorularının ilk karşılanması

BT ekibine gelen taleplerin önemli bir kısmı şifre sıfırlama, VPN bağlantısı veya yazıcı kurulumu gibi dokümante edilmiş konulardır. Bilgi ajanı, BT'nin hazırladığı çözüm rehberlerinden adım adım yardım eder. Sorun çözülmezse konuşma özetiyle birlikte BT ekibine aktarılır.

Sistem işlemi gerektiren işler

Bu gruptaki işlerde ajan, bilgiyi bulduktan sonra bağlı bir sistemde işlem yapar. İşlem; kayıt açmak, durum güncellemek, bildirim göndermek veya bir belge oluşturmak olabilir. Her işlem için yetki ve gerektiğinde onay tanımlanmalıdır.

Satış: görüşme notundan CRM kaydına

Satış temsilcilerinin CRM'i güncel tutmakta zorlandığı bilinen bir gerçektir. Temsilci, müşteri görüşmesinden sonra ajana yazılı kısa bir not bırakır: "Yapı firmasıyla görüştüm, Mart'ta 3 şantiye için teklif istiyorlar, satın alma müdürü Hakan Bey, gelecek Salı tekrar arayacağım." Ajan notu yapılandırır; CRM'de ilgili firmayı bulur, görüşme kaydı ve takip görevi oluşturur. Temsilci, kayıt oluşturulmadan önce özeti onaylar.

Finans: masraf formunun ön kontrolü

Çalışanlar masraf formlarını yüklediğinde finans ekibi her kalemi politika ile karşılaştırır: yemek limiti aşılmış mı, fatura şirket unvanına mı kesilmiş, e-Arşiv faturası eksik mi? Ajan bu ön kontrolü yapar, uygun kalemleri işaretler ve istisnaları gerekçesiyle finans ekibine sunar. Onay veya ret kararı finans ekibindedir.

Birden çok departmanı kapsayan süreçler

En fazla değer, genellikle departmanlar arasındaki geçişlerde kaybolan zamandadır. Bir talep bir ekipten diğerine geçerken e-posta zincirlerinde bekler, bilgi eksik gider, kimin sırada olduğu belirsizleşir. Süreç ajanları bu geçişleri yönetir.

Örnek: yeni çalışanın ilk günü

Aşağıdaki senaryo temsilidir.

İnsan kaynakları, bir yazılım şirketinde yeni bir çalışanın iş teklifini kabul ettiğini sisteme işler. Bu olay bir iş akışını başlatır:

1. İK: Ajan, çalışanın başlangıç tarihini, departmanını ve pozisyonunu alır; ilk gün belgelerinin listesini (kimlik fotokopisi, diploma, SGK işe giriş için gerekli bilgiler) çalışana e-postayla gönderir.
2. BT: Pozisyona göre gereken dizüstü bilgisayar ve yazılım lisansları için BT'de talep açar.
3. Yönetici: İlgili yöneticiye, ilk hafta için bir tanışma planı hazırlaması hatırlatmasını gönderir.
4. Takip: Başlangıç tarihinden iki gün önce tüm taleplerin durumunu kontrol eder; tamamlanmamış olanları ilgili ekiplere hatırlatır.

İK uzmanının bu süreçteki rolü, istisnaları yönetmek ve çalışanla kişisel iletişimi kurmaktır. Takip ve hatırlatma yükü ajandadır. Bu senaryoyu İK onboarding yazımızda ayrıntılı anlatıyoruz.

Kendi kullanım alanınızı nasıl seçersiniz?

On sekiz örnek, bir ilham listesidir; hepsini birden hayata geçirmek doğru bir strateji değildir. Kendi önceliğinizi belirlemek için şu değerlendirmeyi yapın:

12 puan ve üzeri alan kullanım alanları, pilot için güçlü adaylardır. 8 puanın altı, önce süreç veya belge hazırlığı gerektirir.

Yapay zeka çalışanını devreye alırken

Yapay zeka çalışanını bir yazılım kurulumundan çok, yeni bir ekip üyesinin işe alımı gibi düşünmek faydalıdır:

• Rol tanımı: Ne yapacağı, ne yapmayacağı yazılı olmalı.
• Erişimler: Yalnızca rolü için gereken bilgi ve sistemlere erişmeli.
• Yönetici: Performansını takip eden ve geri bildirim veren bir sorumlu olmalı.
• Deneme süresi: Sınırlı bir kapsamda başlayıp sonuçlara göre genişlemeli.

İlk adım için ilk yapay zeka ajanı kurma rehberimizi kullanabilirsiniz.

ajan.io ile departman ajanları

ajan.io'da her departman için ayrı ajanlar tanımlayabilir; her birine kendi bilgi alanlarını, araçlarını ve kullanıcılarını atayabilirsiniz. Müşteri hizmetlerinden üretim ve bakıma kadar altı sektör ve departman için hazırladığımız örnek akışları çözüm sayfalarımızda bulabilirsiniz: müşteri hizmetleri, lojistik ve operasyon, perakende ve e-ticaret, kurumsal ve İK, finans ve muhasebe, üretim ve bakım.

Sık sorulan sorular

Yapay zeka çalışanı ile yapay zeka ajanı arasında fark var mı?

Teknik olarak aynı şeyi anlatırlar. "Yapay zeka çalışanı" ifadesi, ajanın bir departman rolüne göre yapılandırıldığını vurgular: belirli bir ekibin işlerini, o ekibin bilgi ve sistemleriyle yürüten bir ajan. Temel kavram için yapay zeka ajanı nedir? yazımıza bakabilirsiniz.

Hangi departmanla başlamak en mantıklı?

Belgeleri en düzenli ve tekrarlayan sorusu en fazla olan departman genellikle en iyi başlangıçtır. Pek çok şirkette bu İK veya BT yardım masası olur. Müşteriye dönük kullanımlar (müşteri hizmetleri gibi) daha büyük etki yaratabilir ama daha dikkatli bir pilot gerektirir.

Bir ajan birden fazla departmana hizmet verebilir mi?

Verebilir, ancak başlangıçta önerilmez. Her departmanın farklı belgeleri, farklı yetki kuralları ve farklı sahipleri vardır. Ayrı ajanlarla başlamak hem erişim kontrolünü hem de sonuçların ölçülmesini kolaylaştırır. Departmanlar arası süreçler için ise süreç ajanları veya iş akışları kullanılır.

Yapay zeka çalışanları hangi işleri yapmamalı?

Geri alınması zor, yüksek riskli ve insan muhakemesi gerektiren kararlar yapay zekaya bırakılmamalıdır: işe alım veya işten çıkarma kararları, kredi onayı, ödeme talimatı, hukuki yorum gibi. Ajan bu süreçlerde bilgi toplayıp karar vericiye özet sunabilir, ancak karar insanda kalmalıdır.