Klasör senkronu

Klasör senkronu, SharePoint, Google Drive, OneDrive veya Confluence Cloud'dan tüm klasörleri ajanlarınıza ve projelerinize eklemenizi sağlar. Confluence Cloud Klasör senkronu, bu sayfalara eklenen dosyaları değil adlı klasörlerden sayfaları içe aktarır. İçerikleri ajanın Folders satırında veya projenin Context bölümünde görünür ve günlük güncellenir.

Klasör senkronu, ilgili entegrasyonun Çalışma Alanınızda etkin olmasını gerektirir. İhtiyacınız olan sağlayıcı kullanılamıyorsa yöneticinizle iletişime geçin.

Klasör senkronu nasıl çalışır

Doğrudan dosya eklerinden farklı olarak Klasör senkronu, senkron metin belgelerinden ilgili bölümleri belirlemek için anlamsal arama kullanır. Senkron elektronik tablolar bunun yerine tam dosya okuma kullanır.

• İşleme yöntemi: Metin belgeler için anlamsal arama; elektronik tablolar için tam dosya okuma
• Dosya sınırı: Bulut çalışma alanlarında klasör başına en fazla 200 dosya
• En uygun: Büyük belge koleksiyonları, SSS ajanları, departman bilgi bankaları
• Güncellemeler: Günlük otomatik senkronizasyon
• Bağlam: Modele yalnızca ilgili bölümler gönderilir
• İşleme yöntemi: En fazla 20 Ajan bilgi belgesi ile bağlamda önizleme. Eşik üzerinde metin belgeleri dosya listeleri ve dosya araçları üzerinden kullanılabilir kalır; elektronik tablolar doğrudan okuma için kullanılabilir kalır
• Dosya sınırı: Ajan başına en fazla 50 dosya
• En uygun: Küçük, sık referans verilen belgeler
• Güncellemeler: Yerel yüklemeler manuel değiştirme gerektirir; entegrasyon dosyaları günlük güncellenir ve manuel yenilenebilir
• Bağlam: Metin belgeler önizleme eşiğinin üzerinde dosya listeleme ve okuma üzerinden kullanılabilir kalır. Elektronik tablolar doğrudan okuma için kullanılabilir kalır

Özel dağıtımlar klasör başına 1.000 dosyaya kadar destekler.

Klasör senkronunu ayarlama

Ajanınıza veya projenize gidin

Senkron bir klasör eklemek istediğiniz ajanı açın ve Folders satırına gidin. Bir projede Context bölümünü açın.

Ekleme sürecini başlatın

Folders satırında Add folderse tıklayın ve klasörünüzü ada göre arayın. Bir projede Select file or folder seçin ve aynı şekilde arayın.

İhtiyacınız olan içeriği hızlıca bulmak için spesifik klasör adları kullanın. Arama işlevi bağlı entegrasyonlarınızdaki tüm erişilebilir klasörlere bakar.

Ada göre aramak yerine SharePoint bağlantısını doğrudan klasör aramasına yapıştırabilirsiniz. SharePoint listeleri ve OneNote defterleri desteklenmez.

Senkron sınırlamalarını gözden geçirin

Eklemeden önce seçilen klasörünüz için senkron parametrelerini gösteren bir iletişim kutusu görürsünüz:

• Günlük senkronizasyon: Güncel içerik için dosyalar günde bir kez senkronlanır
• Dosya maksimumu: Bulut çalışma alanlarında klasör başına en fazla 200 dosya. Özel dağıtımlar klasör başına 1.000 dosyaya kadar destekler.
• Dosya türü kısıtlamaları: Görüntüler hariç tutulur
• İlk senkron süresi: İlk senkron bir saate kadar sürebilir

Dosya erişimi gerçek zamanlı kontrol edilir. Kullanıcılar kaynak sistemde görüntüleme izinleri olan dosyalardan içerik alabilir. Senkron klasör içeriğine erişmek için kullanıcıların kendi entegrasyon bağlantısına ihtiyacı vardır.

Onaylayın ve ekleyin

Klasör içeriğini gözden geçirin ve ilk senkronizasyonu başlatmak için Attach foldere tıklayın.

İlk senkron tamamlandığında klasörünüz ajanın Folders satırında veya projenin Context bölümünde görünür.

Klasör senkronu sınırlamaları

Bu teknik kısıtları anlamak klasör yapınızı ve içerik stratejinizi optimize etmenize yardımcı olur:

Dosya ve klasör sınırları

• Ajan veya Proje başına sınır — Optimal performans ve yanıt kalitesini korumak için ajan veya proje başına en fazla 5 senkron klasör.
• Klasör başına sınır — Bulut çalışma alanlarında klasör başına en fazla 200 dosya işlenir. Özel dağıtımlar klasör başına 1.000 dosyaya kadar destekler. Geçerli sınırın ötesindeki dosyalar otomatik hariç tutulur.

Dosya türü kısıtlamaları

Desteklenen biçimler: Metin belgeler (PDF, DOC, DOCX, TXT, MD), sunumlar (PPT, PPTX), SharePoint site sayfaları (ASPX), SharePoint, Google Drive ve OneDrive'dan elektronik tablolar (XLS, XLSX, CSV, TSV, Google Sheets) ve diğer metin tabanlı dosyalar. Confluence Cloud Klasör senkronu sayfa eklerini değil adlı klasörlerden sayfaları içe aktarır. Hariç tutulan biçimler: Görüntüler (PNG, JPG, GIF) ve diğer metin dışı medya.

ajan, senkron klasörlerdeki elektronik tabloları doğrudan eklenen elektronik tablolar için kullanılan aynı okuma aracıyla doğrudan okur. Belirli sayfaları ve hücreleri isteğe bağlı açıp sorgulayabilirsiniz. ajan metin belgeleri anlamsal arama ile alır. Görüntüler, Klasör senkronunun işleme yöntemlerini desteklemediği için hariç tutulur.

Alt klasör işleme

Alt klasörler Bulut çalışma alanlarında 200 dosya sınırına sayılır. Özel dağıtımlar 1.000 dosya sınırı kullanır. Alt klasörleri ayrı senkron klasörler olarak doğrudan eklemek genellikle daha iyi sonuç verir:

• Azaltılmış dosya atlama: Doğrudan alt klasör ekleme, önemli dosyaların hariç tutulma olasılığını azaltır
• Daha iyi organizasyon: Farklı konular veya departmanlar için ayrı senkron klasörler içerik ilgililiğini artırır
• Daha net bağlam: Odaklı klasör kapsamı anlamsal aramanın daha ilgili içerik bölümlerini belirlemesine yardımcı olur

Senkron davranışı ve zamanlama

Otomatik güncellemeler

Senkron klasörleriniz, ajanların ve projelerin en son belge sürümlerine erişmesini sağlamak için günde bir kez yenilenir. Bu otomatik süreç:

• Klasöre eklenen yeni dosyaları algılar
• Değiştirilmiş mevcut dosyaları günceller
• Kaynak klasörden silinen dosyaları kaldırır
• Kaynak sistemde göründükleri sırayla dosyaları işleyerek geçerli dosya sınırını korur

İlk senkron süresi

İlk senkronizasyon, klasör boyutuna ve dosya karmaşıklığına bağlı olarak bir saate kadar sürebilir. Sonraki günlük güncellemeler genellikle çok daha hızlıdır.

İlk senkron sırasında sistem:

1. Her desteklenen dosyayı indirir ve işler. Metin belgeleri anlamsal arama için embedding yapılır; elektronik tablolar doğrudan okuma için hazırlanır.
2. İçerik keşfi için aranabilir indeksler oluşturur
3. Dosya biçimlerini doğrular ve kısıtlamaları uygular
4. Senkronizasyon zamanlamasını kurar

Manuel yenileme

Otomatik günlük senkronlara ek olarak, en son güncellemeleri hemen almak için senkron bir klasörü istediğiniz zaman manuel yenileyebilirsiniz:

1. Ajanın Folders satırını açın
2. Güncellemek istediğiniz senkron klasörde Refreshe tıklayın

Projelerde aynı Refresh ve Delete kontrolleri Context bölümündeki senkron klasörlerde görünür.

Manuel yenileme anında bir senkron tetikler; şu durumlarda kullanışlıdır:

• Hemen kullanılabilir olması gereken önemli dosyalar eklediniz
• Son değişikliklerin senkronize edildiğini doğrulamak istiyorsunuz
• Senkron sorunlarını gideriyor ve bir güncellemeyi zorlamak istiyorsunuz

Bağlantı sahipliği ve kullanıcı kaldırma

Bir entegrasyondan bir Ajana veya Projeye klasör eklediğinizde ajan, dosyaları kimlik doğrulamak ve senkronize etmek için kişisel OAuth bağlantınızı kullanır. Bu bağlantı kullanıcı hesabınıza bağlıdır.

Bir kullanıcı ajan'dan kaldırıldığında ne olur

Klasörü ilk bağlayan kullanıcı ajan çalışma alanından kaldırılırsa senkronizasyon bozulur. Dosyalar ajana veya projeye ekli kalır, ancak güncellemeler artık gerçekleşmez.

Bir kullanıcı ajan'dan silindiğinde:

1. Dosyalar ekli kalır: Zaten senkronlanmış belgeler ajana veya projeye ekli kalır. Erişimi olan kullanıcılar kaynak izinleri ve kendi entegrasyon bağlantıları varken okumaya devam edebilir
2. Senkronizasyon durur: Klasörü yenilemek ve senkronlamak için kullanılan OAuth bağlantısı kullanıcı hesabıyla birlikte silinir
3. Otomatik kurtarma yok: Sistem kaynak klasöre otomatik yeniden bağlanamaz

Senkronizasyonu nasıl geri yüklersiniz

Orijinal bağlayıcı kaldırıldıktan sonra senkronizasyonu sürdürmek için:

Bozuk klasörü kaldırın

Ajanın Folders satırını veya projenin Context bölümünü açın ve artık senkronlanmayan klasörü kaldırın.

Klasörü yeniden ekleyin

Aynı kaynak klasöre erişimi olan başka bir kullanıcının yeniden eklemesini sağlayın.

Yeni bağlantıyı doğrulayın

Yeni kullanıcının OAuth bağlantısı artık tüm gelecekteki senkronizasyonlar için kullanılacaktır.

İş açısından kritik ajanlar için kaynak klasörlere erişimi olan birden fazla yönetici veya ekip lideri bulundurmayı değerlendirin. Bu, orijinal bağlayıcı kuruluştan ayrılırsa sürekliliği sağlar.

Erişim kontrolü ve izinler

Çalışma alanı yapılandırması

Yöneticiler, entegrasyon klasörlerini ajanlara ve projelere kimin ekleyebileceğini belirleyen Attach integration folders rol izniyle Klasör senkronu kullanılabilirliğini kontrol eder. Değiştirmek için:

1. Çalışma alanınızda Settings > Rolese gidin
2. Files bölümünde her rol için Attach integration foldersi etkinleştirin veya devre dışı bırakın

Kullanıcıların ayrıca klasör ekledikleri ajana veya projeye editör erişimine ihtiyacı vardır.

Ajan paylaşımı ve izinler

Senkron klasörlü bir Ajanı paylaştığınızda her kullanıcının erişimi orijinal kaynağa karşı gerçek zamanlı kontrol edilir. Kullanıcılar kaynak sistemde görüntüleme izinleri olan dosyalardan içerik alabilir.

İzin mirası nasıl çalışır:

• Bir kullanıcı ajanı sorguladığında ajan, bağlı hesaplarını kullanarak her dosyaya erişimlerini doğrular
• Kullanıcının kaynak sistemde görüntüleme izni olmayan dosyalar o kullanıcının dosya listelerinden ve arama sonuçlarından gizlenir
• Kullanıcıların senkron klasör içeriğine erişmek için kendi entegrasyon bağlantısına ihtiyacı vardır

Senkron klasörlü ajanları paylaşmak için en iyi uygulamalar:

• Kullanıcıların ihtiyaç duydukları içerik için kaynak sistemde uygun izinlere sahip olduğundan emin olun
• Kullanıcılar ilgili entegrasyona kendi hesaplarını bağlamalıdır
• Hangi ajanların senkron klasörlere erişimi olduğunu düzenli denetleyin

Klasör senkronu performansını optimize etme

Klasör yapısı önerileri

En iyi sonuçlar için klasörleri Bulut çalışma alanlarında 200 dosya sınırı içinde düzenleyin. Özel dağıtımlar klasör başına 1.000 dosyaya kadar destekler.

• Konuya göre düzenleyin: Spesifik konular veya projeler için odaklı klasörler oluşturun
• Açıklayıcı dosya adları kullanın: Net adlar anlamsal aramanın ilgili içeriği belirlemesine yardımcı olur
• Düzenli temizlik: Dosya tahsisinizin değerini en üst düzeye çıkarmak için güncel olmayan veya alakasız dosyaları kaldırın
• Alt klasör stratejisini değerlendirin: Üst klasöre güvenmek yerine önemli alt klasörleri ayrı ekleyin

İçerik kalitesi ipuçları

• Tutarlı biçimlendirme: İyi yapılandırılmış belgeler arama doğruluğunu artırır
• Net başlıklar: Uygun belge yapısı ilgili bölümleri belirlemeye yardımcı olur
• Yinelenenlerden kaçının: Aynı içeriğin birden fazla sürümü anlamsal aramayı karıştırabilir
• Güncelleme sıklığı: Daha sık güncellenen klasörler günlük senkronizasyondan en çok yararlanır

Yaygın sorunları giderme

Olası nedenler:

• Entegrasyon çalışma alanında etkin değil
• Klasöre erişim için yetersiz izinler
• Klasör desteklenen dosya türü içermiyor

Çözümler:

• İlgili entegrasyonun aktif olduğunu doğrulayın
• Kaynak sistemde klasör izinlerini kontrol edin
• Klasörün en az bir desteklenen dosya biçimi içerdiğinden emin olun

Olası nedenler:

• Klasör 200 dosyalık Bulut sınırını veya 1.000 dosyalık Özel sınırı aşıyor
• Dosyalar desteklenmeyen biçimlerde
• Senkron hâlâ devam ediyor

Çözümler:

• Klasör içeriğini gözden geçirin ve gereksiz dosyaları kaldırın
• İlk senkronun tamamlanmasını bekleyin (bir saate kadar)

Olası nedenler:

• Kaynak klasör izinleri değişti
• Entegrasyon bağlantı sorunları
• Çalışma alanı senkron ayarları değiştirildi

Çözümler:

• Kaynak klasöre sürekli erişimi doğrulayın
• Çalışma alanı ayarlarında entegrasyon durumunu kontrol edin
• Senkron yapılandırmasını gözden geçirmek için yöneticiyle iletişime geçin

Neden: Klasörü ilk bağlayan kullanıcı ajan çalışma alanından kaldırılmıştır. Bir kullanıcı silindiğinde OAuth bağlantısı da silinir ve senkron bozulur.

Çözümler:

• Klasörü ajanın Folders satırından veya projenin Context bölümünden kaldırın
• Kaynak klasöre erişimi olan başka bir kullanıcının yeniden eklemesini sağlayın
• Yeni kullanıcının bağlantısı gelecekteki senkronizasyon için kullanılacaktır

Daha fazla ayrıntı için Bağlantı sahipliği ve kullanıcı kaldırma bölümüne bakın.

Klasör senkronu ile en iyi ilk deneyimi almak için en sık erişilen ve iyi düzenlenmiş klasörlerinizle başlayın.

SSS

Klasör senkronu bir kaynak klasörü ajan'a bağlar; böylece dosyalar işlenebilir ve bilgi olarak kullanılabilir hale gelir. ajan, dosyalar erişilebilir ve işlendikten sonra senkron içeriği retrieval için kullanır.

Yeni veya değişen dosyaların aranabilir olması için senkron ve işlenmesi zaman alabilir. Tam zamanlama kaynak boyutuna, dosya sayısına, sağlayıcı kullanılabilirliğine, izinlere ve işleme durumuna bağlı olabilir.

Doğrudan yüklemeler genellikle belirli bir sohbet veya görev için kullanılır. Senkron klasörler yeniden kullanılabilir bilgi kaynaklarıdır. Metin belgeler ilgili chunk'lar için aranır; elektronik tablolar doğrudan okunur. Senkron içerik süregelen retrieval için daha iyidir; doğrudan yüklemeler geçerli sohbetin belirli bir dosyaya ihtiyacı olduğunda daha iyidir.

Bağlı hesap kaynak klasöre ve dosyalara erişebilmelidir. Dosyalar eksikse kaynak sistemdeki hesap izinlerini, seçilen klasörü, gerekiyorsa yönetici onayını ve entegrasyon bağlantısının hâlâ geçerli olup olmadığını doğrulayın.

Klasörün bağlı olup olmadığını, dosyaların desteklenip desteklenmediğini, işlemenin tamamlanıp tamamlanmadığını, bağlı hesabın dosyalara erişip erişemediğini ve dosyaların yakın zamanda taşınıp taşınmadığını, yeniden adlandırılıp adlandırılmadığını veya silinip silinmediğini kontrol edin.