Dosya şablonlarını kullanma

Kendi şablonlarınızdan yüksek kaliteli belgeler ve sunumlar üretmek için pratik bir rehber; istem, yineleme ve paylaşım dahil.

Dosya şablonları, ekibinizin kendi çalışmasına benzeyen yapay zekâ üretimi belgeler almanın en hızlı yoludur. Cilalı bir örneği bir kez yükleyin; ajan her yeni üretimde yapısını, düzenini ve stilini yeniden kullanır — ana slaytı yeniden oluşturmadan, yeniden biçimlendirmeden, boş tuvalden başlamadan.

Tam Kitaplık ve Şablonlar referansı için Kitaplığa giriş ve Dosya şablonları sayfalarına bakın.

ajan dosyalarınızı nasıl oluşturur

Sahne arkasında ne olduğuna dair biraz bağlam, harika sonuçlar almak için uzun yol kat eder. Bir slayt destesi veya Word belgesi üretmek, bir sohbet sorusunu yanıtlamaktan farklı bir görevdir: görsel bir çıktıdır ve ajan bunu altta yatan dosya kodunu yazarak (örneğin PowerPoint için XML), işleyerek, işlenen sonucu gözden geçirerek ve bir döngüde iyileştirerek üretir. Bunu bir tasarımcının slayt çizmesi, geri çekilip kontrol etmesi ve cilalaması gibi düşünün — sadece çok daha hızlı.

Bu süreci parlatan üç ilke:

• Yineleme süper güçtür. ajan geçişler halinde oluşturur, işler ve iyileştirir. Bu döngüye her noktada katılabilirsiniz: "burada iki sütunlu düzeni kullan" gibi kısa bir dürtme genellikle nihai sürümü kilitlemek için yeterlidir.
• Odak, hacmi yener. Özenle oluşturulmuş bir avuç slayt, tek seferde tüm deste istemekten çok daha iyi sonuç verir. Uzun desteleri bölümlere ayırın ve her birine hak ettiği dikkati verin.
• Şablonunuz kuzey yıldızıdır. Şablonunuz ne kadar netse — temiz ana slaytlar, anlamlı düzenler, iyi bir açıklama — ajan stilinizi o kadar yakından eşleştirebilir. Şablona birkaç dakika yatırım, her kullanımda karşılığını verir.

ajan spesifik geri bildirime yanıt vermede çok iyidir. Hızlı bir "başlık görüntünün üzerine biniyor" veya "bunu iki sütunlu düzene çevir" genellikle bir sonraki sürümü doğru almak için yeterlidir.

Altı adımlı çerçeve

En iyi iş akışı üç aşama ve altı adıma ayrılır. Bu, kendi sunumlarımızda gösterilen webinar destelerini üretmek için dahili olarak kullandığımız aynı sıradır.

Aşama 1: Oluştur

1. Şablondan başlayın. Şablonunuzdan yeni bir sohbet açın — Kitaplık'ta Use this templatee tıklayın veya yeni bir sohbette Create document / Create presentation düğmesini kullanıp oradan bir şablon seçin. Bu, ajan'a baştan itibaren çalışacağı yapı ve stili verir.
2. Bağlam ekleyin ve üretin. Aynı sohbette dosyanın içermesi gereken içeriği sağlayın. Klasörlerinize atıfta bulunun, belge yükleyin veya gerekeni toplamak için Web Search ve Deep Research kullanın. Hatta ajan'dan önce en iyi uygulamaları araştırmasını isteyebilirsiniz ("bir ürün lansmanı destesi nasıl yapılandırılmalı?"). Ardından ilk taslağı isteyin.

Aşama 2: İyileştir

1. Slayt slayt yineleyin. Her şeyi tek bir istemde düzeltmeye çalışmayın. Tek tek slaytlardan geçin ve sorunları belirtin: "bu slaytta çok fazla metin var, ayrıntıyı konuşmacı notlarına taşı", "iki sütunlu karşılaştırma düzenini kullan", "grafik başlığı kesilmiş".
2. Görselleri bilinçli ekleyin. Görseller nadiren ilk denemede çıkar. Spesifik grafikleri, diyagramları veya zaman çizelgelerini slayt slayt isteyin. Yararlı bir ipucu: görüntü üretme aracından bir slayt düzenini görüntü olarak mockup isteyin, ardından o görüntüyü geri verip PowerPoint sürümünü isteyin.

Aşama 3: Cilala

1. Tam deste gözden geçirmesi yapın. Tek tek slaytlar doğru olduğunda başlıklar, yazı tipleri ve düzenler arasında tutarlılık geçişi isteyin. Model, slayt başına düzenlemelerde kaçırdığı hizalama ve marka sorunlarını yakalar.
2. İndirin ve kontrol edin. Dosyayı ajan dışında açın. Hâlâ yanlış görünen bir şey varsa ajan'a tam olarak neyin bozuk olduğunu söyleyin. Dosyayı açma hataları neredeyse her zaman bir geçiş daha ile düzeltilir.

Ne iyi çalışır vs. ne yineleme ister

Word belgeleri bugün ajan'ın en güçlü biçimidir — yapılandırılmış şablonları doldurma, içerik ekleme ve biçimlendirmeyi eşleştirme minimum yinelemeyle çok iyi çalışır. Sunumların daha fazla görsel değişkeni vardır; bazı slayt türleri kutudan çıktığı gibi harikayken diğerleri hızlı bir yineleme geçişinden yararlanır.

Sunumlar için spesifik olarak:

Uzun desteler için bunları parçalar halinde üretin. İlk 5 slaydı oluşturun, kilitleyin, ardından devam edin — bu, her geçişi hacim yerine kaliteye odaklı tutar.

Çalışılmış örnek: fatura şablonu

Bu, webinar demosunda kullanılan aynı iş akışıdır. İlk yüklemeden güvenilir, yeniden kullanılabilir bir şablona kadar tam döngüyü gösterir.

Şablonu yükleyin

Yeni bir şablon yüklemek için çalışma alanı rolünüzün Create skills iznine ihtiyacı vardır. Mevcut fatura .docx dosyanızı Kitaplık'a yükleyin. ajan dosyayı analiz eder ve talimatlar önerir. Şablon adı dosya adından alınır. Bu alanları kontrol edin, ardından kaydedin.

Gerçek bir girdiyle deneyin

Yeni bir sohbette Create documente tıklayın, fatura şablonunu seçin ve kaynak veriyi yapıştırın (örneğin fatura isteyen bir müşteri e-postası). ajan e-postayı okur, yapılandırılmamış içerikten yapılandırılmış alanları doldurur ve yeni bir .docx üretir.

Eksik olanı tespit edin

İlk denemede bazı alanlar hâlâ yer tutucu içerebilir. Dosyayı açın, neyin yanlış olduğunu not edin ("ara toplam ve toplam hesaplanmadı") ve ajan'a doğrudan söyleyin.

Şablon talimatlarını güncelleyin

Kitaplık'ta şablonu açın ve kaçırılanı kapsayacak şekilde talimatlarını keskinleştirin (örneğin: "doldurmadan önce satır kalemlerinden her zaman Subtotal ve Total hesapla"). Değişikliği kaydedin — sonraki üretim güncellenmiş talimatları otomatik alır.

Taze bir sohbette doğrulayın

Aynı şablonla yeni bir sohbet açın ve farklı bir girdi e-postası yapıştırın. Toplamlar hesaplanmalı ve çıktı ek istem olmadan beklentilerinize uymalıdır.

Aynı kalıp tekrarlayan herhangi bir belge için çalışır: teklifler, sözleşmeler, tek sayfalıklar, vaka çalışmaları veya durum raporları.

Bir şablon üzerinde yineleme

Şablonlar taştan yazılmaz. Aynı hata tekrarlanıyorsa (örneğin "X alanı her zaman boş"), Kitaplık'ta şablonu açın ve talimatlarını doğrudan keskinleştirin. Gelecekteki üretimler güncellenmiş talimatları otomatik alır.

Şablonlar, çalışma alanınızda Skills ve dosya şablonlarının etkin olmasını gerektirir. Özel dağıtımlarda yöneticiler Skills açıkken şablonları kapatabilir. Bkz. Yönetici: şablonları etkinleştirme.

Bilinmesi gerekenler

• Sonuçlar belge karmaşıklığına göre değişir. Basit düzenler ve metin dolu belgeler genellikle ilk denemede harika çıkar. Özel grafikler, ayrıntılı illüstrasyonlar ve çok karmaşık şablon ana düzenleri bir veya iki spesifik geri bildirim geçişi gerektirebilir.
• Çalıştırmalar mükemmel belirleyici değildir. Aynı şablon ve istemden iki üretim biraz farklı olabilir. Çalışma alanı çapında dağıtmadan önce bir şablonu gerçekçi girdilerle test edin.
• Şablon adını ve talimatlarını sohbetten düzenleyebilirsiniz. Editor veya Owner erişiminiz varken Create document veya Create presentation içinde Edit açın. Kitaplık'tan da düzenleyebilirsiniz. Kaynak dosyayı değiştirmek için indirin, yerel düzenleyin ve Create skills izniyle yeniden yükleyin.
• Ajanlar da şablon kullanabilir. Ajan editöründe Instructions, ardından More, ardından File templates açın ve Add templatee tıklayın. Biri belge veya sunum istediğinde Ajan eşleşen ekli şablonu kullanır. Bkz. dosya şablonları.

Çalışma alanınızda paylaşım

Bir şablon güvenilir şekilde iyi çıktı ürettikten sonra paylaşın. İki izin kullanıcıların ne yapabileceğini kontrol eder:

• Share templates: varsayılan olarak herhangi bir kullanıcı paylaşabilir.
• Share templates with workspace: varsayılan olarak yalnızca yönetici.

Her iki varsayılan User Management → Roles altında yapılandırılabilir. Şablonları geniş ölçekte dağıtan yöneticiler için bkz. Dosya şablonları → Şablonları yönetme.

---

Daha fazla sorunuz mu var? Kitaplık ve Şablonlar SSS sayfasına bakın.

SSS

Şablonlar net bir yapıya ve öngörülebilir bölümlere sahip olduğunda en iyi çalışır. Basit başlıklar, tablolar ve yer tutucular içeren belgeler genellikle birçok görsel kısıtlı sunum destelerinden daha güvenilir üretilir.

Daha küçük yinelemelerle çalışın. Önce yapıyı üretin, sonra içeriği iyileştirin, sonra biçimlendirmeyi kontrol edin. Katı şablonlar için birçok biçimlendirme ve içerik değişikliğini tek istemde istemek yerine her büyük değişiklikten sonra çıktıyı gözden geçirin.

Şablonun hangi kısımlarının değişmeden kalması gerektiğini netleştirin, bir kerede üretilen içerik miktarını azaltın ve daha odaklı bir istem deneyin. Tam biçimlendirme kritikse üretilen dosyaları taslak olarak ele alın ve dışarı paylaşmadan önce gözden geçirin.